8 skäl att inte administrera avtal i ett kalkylprogram

Använder ni ett kalkylprogram till att hålla ordning på företagets viktiga avtal? Alla tycker inte att det är en bra idé. Här är åtta problem vi ofta stöter på när vi talar med nya kunder.

1. Dålig överblick
Om ni använder ett kalkylprogram för att registrera företagets avtal kan det vara svårt att behålla kontrollen och översikten. En vanlig orsak till detta är att det finns mer än en version av dokumentet, vilket gör det smått omöjligt att säkerställa att uppgifterna i varje fil är uppdaterad och tillförlitlig.

2. Ingen arkivlösning
Även om ni skulle klara av att hålla kalkylbladet uppdaterat så kan själva avtalen inte sparas där. Ju större organisationen är, desto större är sannolikheten att avtalen förvaras på många olika ställen i dess digitala ekosystem.

3. Manuellt arbete är en felkälla
Om man administrerar avtal i ett kalkylprogram måste filerna uppdateras manuellt. Detta ökar risken för att felaktiga data skrivs in.

4. Normal användning är ett säkerhetsproblem
För att ett kalkylblad ska kunna fungera som ett arkiv för avtal (även i dess enklaste form) måste dokumentet delas av flera avdelningar. Detta ökar risken för att företagets mest känsliga avtal blir tillgängliga för fler personer än vad som är önskvärt och nödvändigt. Därför kan ett kalkylblad snabbt bli ett säkerhetsproblem.

5. Ingen integration med avtalens giltighetstid
När ett avtal löper ut är det som regel dags att omförhandla villkoren. Och om produkten eller tjänsten inte längre behövs ska avtalet sägas upp. Detta är regel nummer ett för en inköpare. I ett kalkylprogram finns det ingen enkel funktion som varnar om att ett avtal snart löper ut och kräver att ni agerar.

6. Tungrodd rapportering
Hur många bilar företaget leasat? När ska hyreskontrakten för butikerna förnyas? Hur mycket kostar det att avsluta företagets outsourcade IT-tjänster? Hur stora blir de säkra intäkterna från avtalskunder nästa år? Vi påstår inte att Excel inte kan användas för att ge svar på dessa frågor, men idag finns det verktyg som har specialiserade funktioner för rapportering av avtalsfaktorer som är viktiga för redovisningen.

7. Inte anpassat till IFRS
Om ni tillämpar IFRS 16 ska de flesta större hyres- och leasingavtal införas i balansräkningen. Beräkningen av de olika posterna sker inte av sig själv i ett kalkylprogram. Det gör inte heller uppföljningen nästa år – och året därefter.

8. Personberoende
Ett kalkylblad för avtalshantering som anpassats till företagets särskilda behov blir per definition beroende av personen som har skapat det. Inget företag vill att administrationen av dess åtaganden och löpande intäkter ska vara beroende av en viss person.

Lyckligtvis finns det robusta verktyg för hantering av företagets kontrakt med leverantörer och kunder. Genom att använda Complete Control undviker du alla ovan nämnda problem. Vill du veta mer om hur detta kan vara till hjälp för ditt företag?