Checklista för inköp av lösning för digital avtalshantering

Fördelarna med digital avtalshantering, även kallat Contract Lifecycle Management, är många. Med rätt verktyg kan du undvika att avtal förnyas automatiskt, slippa onödiga kostnader, få bättre kontroll över framtida åtaganden, påminnelser om omförhandlingar etc. Dessutom blir hanteringen av avtal mindre personberoende, budgetarbetet mindre tidskrävande och det blir lättare att göra bra prognoser.

En genomtänkt styrning av företagets avtalshantering skapar inte bara ekonomiska mervärden. Det ger också ökad kontroll över verksamheten, vilket är något som både styrelsen och ägarna uppskattar. Vad som också händer är följande: När medarbetarna har lärt sig använda ett verktyg för digital avtalshantering minskar stressnivån på ekonomiavdelningen, och företagets CFO kan fokusera på det strategiska arbetet istället för att hålla på med rutinuppgifter och leta efter avtal.

Se också: Checklista – behöver ni House of Controls lösningar?

Det finns flera verktyg för avtalshantering, så vilket ska man välja? Självklart vill du som köpare ta del av fördelarna så snabbt som möjligt utan att behöva spendera en förmögenhet på utbildning. Men det finns många andra faktorer att ta hänsyn till. Därför har vi skapat en checklista med några punkter som vi anser är viktiga att ha i åtanke:

1. Är lösningen lätt att använda?
Ett intuitivt användargränssnitt, med funktioner som är relevanta för just ditt företag, är en bra start. Be om en demonstration, inte bara av hur man registrerar avtalen, utan även av hur man tar fram rapporter.

2. Finns det instruktionsvideor och en bra användarmanual?
Även om programmet är användarvänligt och intuitivt kan det hända att användaren kör fast och behöver hjälp. Användare som vill kunna lösa problemen själva behöver instruktionsvideor och en lättbegriplig användarmanual. Be att få se dem!

3. Finns det en supportavdelning som talar svenska?
Föreställ dig att du ska montera en IKEA-möbel utan bruksanvisning och inte har någon att fråga! Oavsett om det handlar om att komma igång med ett program för digital avtalshantering eller om du behöver hjälp och tips efterhand blir det betydligt lättare om du får tala med en expert som talar svenska.

4. Är det svårt att komma igång med avtalsregistreringen – och finns det hjälp att få?
De flesta företag inser att digital avtalshantering har många fördelar, men har svårt att få tid över för att samla in och registrera avtalen, särskilt i början när många avtal ska registreras. Som nämnt ovan bör programmet vara användarvänligt, det är i alla fall en bra start. Men stöder programmet automatisk inläsning och tolkning av avtalen? Har leverantören experter som kan ta hand om registreringen? Fråga! Och kräv att få tydliga svar.

5. Hur ska du kunna lära dig bästa praxis för avtalshantering?
Att kunna använda ett datorprogram är bara en liten del av digital avtalshantering. Om det ska göras rätt handlar det även om att förändra beteenden och rutiner i organisationen utan att skapa frustration bland kollegor. Ju fler kunder och längre erfarenhet leverantören har, desto större är chansen att du kan få hjälp med hur du ska organisera arbetet och lära dig bästa praxis. Återigen, fråga vad du kan få hjälp med av kundtjänsten!

6. Kan lösningen anpassas till företagets behov?
För att tillgodose behoven hos företag inom flera olika branscher har dagens SaaS-lösningar vanligtvis ett stort antal standardfunktioner. Vissa leverantörer är bättre än andra på att lyssna på sina kunder och erbjuder även moduler för mer nischad användning. Vilka moduler erbjuder leverantören för mer specialiserade behov hos er?

7. Vidareutvecklar leverantören lösningen?
Att en lösning fungerar bra idag är ingen garanti för att den uppfyller morgondagens krav. Välj därför en leverantör som hela tiden vidareutvecklar lösningen och lägger till nya och användarorienterade funktioner, som till exempel maskininlärning och digital signering av dokument. Be leverantören berätta hur lösningen har utvecklats över tid!

8. Vad säger andra användare?
Hur många företag använder verktyget? Hur många tillgångar, avtal och andra dokument registreras? Att leverantören har många kunder och hög omsättning är ett bra tecken, men det bör också vara lätt att hitta referenser från specifika kunder. Fråga också hur det står till med ”churn raten” – hur många användare slutade använda verktyget förra året?

9. Hur står det till datasäkerheten?
Avtal med leverantörer och kunder innehåller ofta affärskritisk information och det kan vara ett brott om de hamnar på avvägar. Se därför till att du får reda på var data lagras, hur säkerheten testas och vilka samarbetspartner som används.

10. Har leverantören en stabil ekonomi?
Hög datasäkerhet, avancerade funktioner och bra kundsupport gör det lätt att hitta nya kunder. Men hur stabil är leverantörens ekonomi? Hur beroende är leverantören av vissa nyckelkunder? Hur väl klarar leverantören nästa pandemi? Har leverantören en stark ägare? Välj en leverantör som tänker och agerar långsiktigt!

11. Kan du få hjälp med att nå företagets klimatmål?
Allt fler företag har större mål än att bara öka omsättningen och lönsamheten, till exempel att minska resursanvändningen och klimatutsläppen. Miljömål av det slaget har ett direkt samband med företagets avtal, beställningar och leveranser. Ett smart verktyg för avtalshantering ger dig full kontroll på aktuell status och hjälper dig att förbättra företagets fotavtryck över tid.