CFO från 07 Media om Complete Control: – Har allt som kan förväntas av ett verktyg för avtalshantering

De flesta företag i Oslo-regionen som har behov av skyltar, mässmateriel, trycksaker och digital synlighet känner till 07 Media. Företaget med över 220 medarbetare etablerades år 2007 och är uppbyggt runt flera ledande verksamheter innanför marknadsföring, publicering, grafisk produktion och design. Huvudkontoret ligger i Oslo med lokalkontor i Kristiansand och Aurskog.

Enkelt att börja som ny CFO
Stor verksamhet betyder som regel många underleveranser och många löpande kundavtal, utspritt på flera företag och lokationer. Så är det hos 07 Media. För en ny CFO kan det vara krävande att få översikt och kontroll över alla avtal med åtaganden för företaget och som definierar de löpande utgifterna de kommande månaderna, kvartalerna och åren. Det var det inte för CFO Inge Leirvik, då han började i 07 Media i 2018.

– Min företrädare var mycket systematisk och lämnade från sig en formidabel central kontroll genom hela företagsstrukturen. Han hade ordning på allt, inkluderat kontroll på alla avtal som företaget har med underleverantörerna. Detta gjorde det enkelt för mig att vidareföra förvaltningen av avtalen.

– Han hade valt ett verktyg som är mycket enkelt att använda. Det säger en del att jag aldrig har haft behov för att ringa support och att jag från första dagen har klarat mig väldigt bra på egen hand som användare. Viktiga nyckelord som beskriver vad verktyget ger oss är översikt, det förenklar, samt ger kontroll och effektivitet, säger Leirvik. Verktyget heter Complete Control.

– En glädje för mig som CFO
Inge Leirvik uppger att verktyget snabbt kom till stor nytta då de i slutet av 2018 flyttade hovudkontoret från Løren till Sandaker i Oslo:

– Vi hade många leveranser knutna till kontorlokalerna, till exempel alarm, internet, ström, försäkring och kaffeautomater. Med enbart några slag på tangentbordet hade jag full översikt och kunde jobba systematiskt genom alla avtal som skulle avslutas eller omförhandlas, inkluderat med att sätta upp påminnelser i god tid innan fristerna för uppsägning/omförhandling.

– Det var en glädje för mig som CFO att ha möjlighet att förvalta avtalen i Complete Control istället för att vara tvungen att leta i ekonomisystemet. Här var alla avtal, inkluderat bilagorna med avtalsdokumenten. Du behöver inte veta hur avtalen är arkiverade, vilket år, vilken typ av leverans eller liknande. Alla avtal är enkelt tillgängliga.

Leirvik uppger att verktyget innehåller allt man behöver för att förvalta avtal, så som avtalsbelopp, kontaktpersoner, kontraktslängd, betalningsvillkor, uppsägningsfrister med mera.

– Inte bara är det enkelt att komma igång som användare; du har också en enastående översikt på ditt eget dashboard och kan enkelt ta ut goda rapporter. Det er ett verktyg med funktioner som verkligen är utformade för dig som förvaltar avtal. Du kan nästan inte göra fel.

Används också för kundavtal
I dagsläget används Complete Control av de flesta kunderna till att följa upp leveranser och andra åtaganden som till exempel hyreskontrakt. 07 Media är en av användarna som i tillägg använder verktyget till att följa upp de avtal som de har med sina kunder.

– Verktyget har bidragit till att standardisera avtalen, gjort det enkelt att få översikt över komplexa leveranser och att sätta upp påminnelser innan viktiga händelser. På samma sätt som mot leverantörerna bidrar denna förbättring till att vi blir mer förutsägbara, systematiska och bättre förberedda inför våra möten med kunderna, uppger Leirvik.