6 TILLTAG FÖR ATT REDUCERA PERSONBEROENDE

Typiskt för Norden: Enkelt och effektivt, baserat på tillit till kompetenta, självständiga och ansvarsfulla medarbetare. Baksidan av medaljen: Hög grad av personberoende. Här är sex tilltag som reducerar personberoendet.

Det är grund till att tro att personberoendet ökar, speciellt vid de tillfällen när företag måste reducera antal medarbetare akut och i stora antal. Ditt företag kan genom enkla grepp redusera personberoendet. Detta är tilltag som i tillägg har positiva bieffekter för kontroll, likviditet och lönsamhet.

Är personberoendet ökande eller minskande hos nordiska företag? Vi skulle gärna sett rapporter gällande detta, men vi kan i väntan på dessa visa på följande:

• Nordiska företag är generellt sett väldigt effektiva, mycket beroende av att de tidigt började använda ny teknologi. Det är hög grad av ansvarsmedvetande i nordiska organisationer och det är motstånd mot byråkratisering av verksamheten.
• Den nordiska affärskulturen, som i högre grad än i andra länder, är baserat på förtroende till högt kompetenta resurser, leder till att relativt stort beslutsmandat och ansvar hanteras längre ned i organisationen.
• Konkurrensen med internationala aktörer, som i allt större grad ökar också inom tidigare skyddade branscher, medför att det måste produceras mer med färre årsverk.
• Vi lägger ofta ut leveranser på entreprenad med syfte att öka flexibiliteten och samtidigt kunna sätta höga krav till kvalitet.
• Lean-processer och automatisering bidrar till radikal förbättring av effektiviteten – och att färre personer får ansvar för större processer.

SE OCKSÅ: Ladda ner vårt white paper för smartare ekonomistyrning

Ovanstående punkter, tillsammans och var för sig, tror vi leder oss i en riktning mot ökat beroende av nyckelpersoner. Det är på flera sätt baksidan av medaljen gällande allt som er bra med arbetslivet och affärskulturen i Sverige, Danmark och Norge.

Konsekvenserna av detta märker vi när medarbetare slutar hos företaget. I de tillfällen när avslutet sker snabbt och/eller när ni inte avslutar samarbetet som vänner, blir det gärna problematiskt, speciellt i företag som inte har så mycket av kontrollrutiner på plats sedan tidigare.

Ni har säkert upplevt följande eller liknande situation: När en medarbetare som har haft viktig kunskap gällande styrning och kontroll i sitt eget huvud eller i exceldokument som bara han/hon forstår slutar hos företaget, blir det nödvändigt att använda frustrerande mycket tid på «återställande», företaget får ägna tid på att finna kostnader knytna till avtal och åtaganden som den förre medarbetare har inngått i egenskap av representant för företaget.

Dessa utmaningar kan relateras till många typer av avtal och åtaganden:

• Leasingavtal gällande för bilar, IT-utrustning osv.
• Löpande avtal med underleverantörer
• Ersättningar till anställda
• Avtal gällande IT-lösningar
• Hyresavtal
• Avtal gällande för kaffe, skrivare, kopiatorer och allt annat ni har på kontoret

Listan hade kunnat göras mycket längre. Gemensamt för de allihop är löpande förpliktelser och kostnader, ofta med automatisk förnyelse. Det är i tillägg ofta en typ av avtal som företaget har liten nytta av eller som inte blir använt fullt ut efter det att en nyckelresurs slutar.

Så borde det inte vara och så behöver det inte vara. Här är sex enkla tilltag med syfte att reducera sårbarhet och personberoende:

1. Be medarbetarna att sända alla avtal till en gemensam adress
Om företaget riskerar att behöva reducera antal medarbetare är det viktigt att snabbt få full översikt gällande alla företagets åtaganden. Ordna en mailadress som medarbetarna skall sända uppgifter gällande för alla avtal som de har inngått för företagets räkning. I de fall avtalet med eventuelle bilagor inte finns elekroniskt lagrade, be medarbetarna om information gällande var de är att finna.

2. Gemensamt kontaktregister
Alla kontakter som säljare och kundtjänstpersonal (även inköpare) talar med för företagets räkning är företagets egendom. Om ni har ett CRM-system har ni förmodligen redan ett register över alla kontakter, förutsatt att de anställda använder CRM-systemet på rätt sätt. Företag som inte har ett CRM-system bör som ett minimum registrera sina kontakter i ett kalkylblad.

3. Beskriv arbetsmetoderna
Nästan oavsett vilka arbetsuppgifter de anställda har, så utför de dessa uppgifter bättre och bättre med tiden. Rutiner, arbetssätt och förbättringar är företagets egendom och ökar i värde ju snabbare och bättre arbetsuppgifterna utförs. Därför bör du ta dig tid att dokumentera hur medarbetarna jobbar, det är en billig försäkring inför den dag en kollega av olika skäl måste ersättas.

4. Gemensam plats för information om kundleveranser
Ligger informationen om kunduppdragen – och dokumentationen av utförda jobb – i mappen ”Skickat” i kollegans e-postprogram? Att få tillgång till anställdas e-postkonton kan vara svårt av juridiska skäl, men även om du har tillgång kan det vara svårt att hitta det du letar efter. Vi ska inte göra några rekommendationer av program här, men det finns program som är både billiga, användarvänliga och lätta att få tag på.

5. Gemensam inkorg för viktiga kunder
En annan sak som är lätt att ordna är att registrera en särskild e-postadress för kontakten med viktiga kunder. Se till att all korrespondens hamnar i samma inkorg, och så ofta som möjligt skickas från samma e-postadress. Det gör att allt blir mycket lättare om medarbetare slutar, särskilt om de slutar snabbt.

6. Registrera alla avtal
Nordiska företag är mästare på att fokusera på sina kärnverksamheter. Ett resultat av detta är att de använder mängder av underleverantörer, något som gör det lätt att anpassa leveranserna och kvalitetssäkra kvantitet, kvalitet och service. Ju fler leverantörer du har, desto viktigare blir det att ha kontroll över alla avtal som reglerar dem. Utan en sådan central kontroll riskerar man att avtal förlängs automatiskt utan att omförhandlas och att företaget har fler leverantörer än nödvändigt.

Det existerar en nordisk SaaS-lösning som är utvecklad utifrån negativa erfarenheter med bristande kontroll. Detta är en användarvänlig och smart lösning, som ger företaget grund till att glädja sig över full kontroll långt efter det att investeringen har betalat för sig själv.

Complete Control, som lösningen heter, är en molnbaserad tjänst som ger dig kontroll på alla avtal, åtaganden och tillgångar. Vi har nyligen lanserat en ny version och den har många funktioner som hjälper till med att reducera personberoendet samt ökar översikten, något som i förlängningen minskar utgifterna:

• Avtalshantering: Full kontroll på alla avtal
• Du hämtar snabbt och enkelt ut alla framtidiga åtaganden
• Påminnelser innan avtalsslut, förnyelser, betalningsfrister mm.
• Budgetprocessen förenklas, förbättras samt effektiviseras
• Digital signering av avtal
• OCR-scanning av avtal
• ESG-mätningar genom öppet API
• Du kan alltid se vem som har ansvar för avtal och tillgångar
• Enkel import och export till Excel och PowerPoint
• Intuitiv funktionalitet och enkel administration
• 100% webbaserad SaaS-lösning – ingen ny infrastruktur nödvändig

Vi har anpassat vår demonstration av Complete Control 5 till dagens situation och genomför därför gärna ett web-möte med dig. Klicka här för att boka en demo.

SE OCKSÅ: Ladda ner vårt white paper för smartare ekonomistyrning