Äntligen: Digital signering av avtal och allt annat som måste bekräftas

Säkrare, enklare och snabbare: House of Control erbjuder nu digital signering av avtal och andra dokument – i samarbete med Europas ledande aktör, Signicat.

Ta t.ex. det där erbjudandet du ska skicka till kunden. Tänk om du skulle kunna klicka på dokumentet direkt i databasen och enkelt be om kundens underskrift? Tänk om kunden skulle kunna få ett e-postmeddelande, klicka sig vidare och signera på samma sätt som i internetbanken? Så snart kunden har signerat bekräftas detta i dokumentet, som då låses i din databas.

Detta är en av anledningarna till att vi hävdar att digital signering är säkrare, enklare och snabbare än mer traditionella sätt att underteckna avtal.

Digital signering förenklar alla bekräftelser
Vår nästa fråga är: Varför begränsa er till de avtal ni har med kunderna? Ni kan ju göra samma sak med anställningsavtal, sekretessavtal och styrelseprotokoll? Skulle det inte vara praktiskt att kunna använda digital signering t.ex. när de anställda bekräftar att de har mottagit en mobiltelefon, PC eller annan utrustning? När ni tecknar ett avtal med en leverantör? Allt baserat på ett enda dokument som finns lagrat i ett centralt arkiv, där ni kan hålla reda på vem som har undertecknat.

Offentligt ägda och privata företag har många olika bekräftelser som användare, anställda och samarbetspartners måste signera. Vilken typ av bekräftelser det handlar om varierar från organisation till organisation. Det är dock väldigt vanligt att utskick, uppföljning, faktiskt genomförande, dokumentflöde och dokumentlagring är resurskrävande.

Hur signeras avtalen ni tecknar med anställda, kunder och leverantörer? Skickar ni över ett PDF-dokument som en bilaga i ett e-postmeddelande, som sedan skrivs ut, undertecknas, skannas och returneras?

Vi känner alla till svagheterna i den här typen av processer. Att skriva ut dokument är besvärligt och det finns företag som inte ens har en skrivare på kontoret … och sedan, efter att avtalet har skrivits ut och undertecknats, är det många som inte riktigt vet hur man ska skanna dokumentet och skicka det som en PDF till den egna e-postadressen.

Digital signering + Complete Control = Radikal förbättring
Nu är det dags att ändra på allt detta! House of Control lanserar nu en radikalt förbättrad lösning för att underteckna avtal baserad på PAdES-teknik, som uppfyller kraven i EU:s eIDAS-förordning.

Lösningen använder de ledande metoder som redan används av finansbranschen och offentliga myndigheter för att identifiera kunder och invånare i varje enskilt land. Undertecknaren väljer själv om denne vill använda en PC, surfplatta eller smartphone, och när det är gjort råder det inte längre någon tvekan om vem det är som har undertecknat ett avtal.

Kombinationen av denna lösning och Complete Control är minst sagt kraftfull. Dokumenten som ska undertecknas ligger i Complete Control-molnet, och med en knapptryckning begär du en signatur från den eller de personer som behöver bekräfta något. Du får då aviseringar både när någon har signerat och när signatur saknas … samtidigt som du har full kontroll över dokumenten.

Kontakta oss redan idag och boka ett möte, så berättar vi mer!