Processer som bidrar till en god implementering av IFRS 16

Kraven som följer med IFRS 16 är en utmärkt möjlighet att effektivisera ekonomiavdelningen, säger en tysk IFRS-expert på Cap Gemini. Här är hennes tips för en framgångsrik implementering.

”Processer är en stor utmaning i en IFRS 16-implementering, särskilt eftersom det där ställs högre krav på kontrollmekanismer för ekonomiavdelningens processer. Felaktig installation kan få konsekvenser för bokföringen och minska redovisningens tillförlitlighet.”

Det skriver den tyska Cap Gemini-konsulten Jacqueline Schwär, som har många års erfarenhet av att hjälpa kunder genom IFRS-implementeringar. Hon tar upp fyra typiska utmaningar som företag står inför när de ska implementera och uppfylla kraven enligt IFRS 16:

1. Lokala variationer avseende processer, data och mjukvara. Detta gäller för företag med verksamhet i flera länder där lagkraven gällande bl.a. lagring av avtal och informationsflöden skiljer sig åt. Detta gör det komplicerat att få en gemensam, harmoniserad överblick över leasingavtalen.

2. Tillgång till relevant och korrekt data. Olika verktyg för att hantera avtal i olika delar av en koncern skapar osäkerhet angående format och datakvalitet. Ju fler databaser som ska underhållas desto större blir utmaningarna.

3. Nya avstämningsbehov. Fakturor som avser IFRS 16-relevanta avtal måste identifieras, vilket ökar arbetsbördan på ekonomiavdelningarna.

4. Standardisering av processer med externa källor. Ett exempel är företagets bilpark, där viktiga leasinguppgifter kommer från leverantörer. Levererar de data i det format ni behöver?

Schwär rekommenderar företag att sätta ihop ett centralt implementeringsteam, i vilket personer med kunskap om lokala förhållanden och krav finns representerade. Teamet identifierar de största gemensamma nämnarna som kan utgöra basen för en harmoniserad process inom koncernen, med möjlighet till lokala anpassningar.

Man bör också etablera en process som säkerställer att ekonomiavdelningen får korrekt information. Ekonomiavdelningen bör endast få källdata från ett globalt system som är anpassat för hantering av leasingavtal. Denna lösning ska även innebära en förbättring av företagets centrala och lokala avtalsuppföljning.

Schwär rekommenderar att företaget har ett gemensamt system för hantering av alla typer av hyr- eller leasingavtal. Detta säkerställer en enhetlig hantering i redovisningen. Hon rekommenderar särskilt att man ser till att skapa en egen process för leasingavtal som rör bilar.

Hon säger att kraven enligt IFRS 16 är en utmärkt möjlighet att implementera smartare arbetsmetoder inom ekonomiavdelningen, till exempel genom att använda programvara som sparar tid, förenklar processer och ökar precisionen.
House of Control har utvecklat en lösning som snabbt och exakt hjälper företaget att uppfylla de nya IFRS-kraven avseende rapportering av hyr- och leasingavtal. Lösningen täcker alla relevanta frågor, såsom övergångsregler, upplysningskrav, beräkning av användarrättigheter, leasingskulder och leasinginbetalningar.