Här är 7 anledningar till varför ni bör se över avtal som förnyas automatiskt

En av våra kunder säger att de är «hyperallergiska» mot avtal som förnyas automatiskt. Men vad är egentligen problemet med den här typen av avtal? Vi kan lista åtminstone sju olika anledningar till varför ni inom företaget bör se över dessa.

1. Ingen omförhandling
När ett avtal förnyas automatiskt fortsätter de nuvarande villkoren att gälla, eventuellt med ett påslag baserat på inflationen. Ni går då miste om möjligheten att förhandla, inte bara priset utan också andra viktiga villkor som kan påverka hur stor nytta ni har av avtalen.

2. Företaget betalar för saker som inte används
Med tiden ändras företagets behov – vissa tillkommer, andra försvinner. Ett avtal gällande en leverans, prenumeration, licens eller liknande kan vara mycket viktigt för företaget vid en viss tidpunkt. Ändrade arbetsmetoder, nedläggningar, uppsägningar och andra omständigheter kan innebära att något som tidigare var ett viktigt avtal nu inte längre behövs. När avtalen förlängs automatiskt fortsätter man att betala för saker man inte längre använder.

3. Ni är dåligt insatta i avtalen
Nordiska medarbetare är kända för att vara självständiga och företagen har vanligtvis inte många strikta riktlinjer. Detta skapar dynamiska organisationer som snabbt kan ställa om och anpassa sig till ändrade marknadsförhållanden. Nackdelen med detta är att medarbetare på många nivåer i organisationen ofta ingår avtal och lagrar dokumenten lokalt. Konsekvensen blir att företaget måste betala för tjänster som de flesta inte känner till.

4. Ni betalar dubbelt så mycket eller t.o.m. tre gånger mer än nödvändigt – år efter år
När det saknas en central översikt och kontroll över avtal slutar det ofta med att organisationen snabbt får många fler leveranser än nödvändigt av en viss produkt eller tjänst. Automatisk avtalsförlängning innebär att företaget i praktiken inte har möjlighet att etablera en intern delningsekonomi.

5. Lönsamheten minskar
När ni inte kan omförhandla ett avtal, inte behöver det, redan har tillräckligt många avtal eller helt enkelt inte känner till avtalet i fråga, blir konsekvensen att lönsamheten minskar, för varje sådant avtal. Avtalen är var för sig ofta endast av mindre betydelse men skapar sammantaget en mängd onödiga utgifter på alla nivåer i verksamheten. Detta är pengar som borde ha spenderats på viktiga investeringar eller hade kunnat bidra till ett förbättrat resultat.

6. Detta spiller över och påverkar nästa års budget
När man inte känner till ett avtal som förnyas automatiskt blir det också automatiskt fel i budgeten. Sådana avtal och skyldigheter utgör en konstant huvudvärk för företagets CFO.

7. Personberoende – ett verkligt problem
När en anställd slutar prioriterar denne sällan att sammanställa alla de åtaganden och avtal som ingåtts å företagets vägnar. Det finns dock ingen klausul i avtal med automatisk förlängning som automatiskt säger upp avtalen, eftersom dessa tecknats med organisationen.

Så här behöver det dock inte vara. House of Control hjälper kunderna att få en fullständig översikt över vilka avtal och skyldigheter de har. Priser, kontaktperson, löptid och andra villkor finns alltid tillgängliga bara några tangenttryckningar bort.