5 tips som minskar personberoendet (inför semestern)

Får företaget problem om en medarbetare bestämmer sig för att sluta och inte kommer tillbaka efter semestern? Så här minskar du personberoendet med några enkla åtgärder.

Att medarbetare slutar kan medföra problem för alla bolag, inte minst för de små företagen. Personberoendet kan handla om vilka arbetsuppgifter medarbetarna hade, hur de jobbade, kontakten med kunderna och alla avtal de tecknade under sin tid på företaget.

Den här artikeln är i första hand riktad till små företag som inte har avancerade affärssystem. Här följer fem enkla åtgärder som minskar personberoendet och gör företaget mindre sårbart:

1. Gemensamt kontaktregister
Alla kontakter som säljare och kundtjänstpersonal (även inköpare) talar med för företagets räkning är företagets egendom. Om ni har ett CRM-system har ni förmodligen redan ett register över alla kontakter, förutsatt att de anställda använder CRM-systemet på rätt sätt. Företag som inte har ett CRM-system bör som ett minimum registrera sina kontakter i ett kalkylblad.

2. Beskriv arbetsmetoderna
Nästan oavsett vilka arbetsuppgifter de anställda har, så utför de dessa uppgifter bättre och bättre med tiden. Rutiner, arbetssätt och förbättringar är företagets egendom och ökar i värde ju snabbare och bättre arbetsuppgifterna utförs. Därför bör du ta dig tid att dokumentera hur medarbetarna jobbar, det är en billig försäkring inför den dag en kollega av olika skäl måste ersättas.

3. Gemensam plats för information om kundleveranser
Ligger informationen om kunduppdragen – och dokumentationen av utförda jobb – i mappen ”Skickat” i kollegans e-postprogram? Att få tillgång till anställdas e-postkonton kan vara svårt av juridiska skäl, men även om du har tillgång kan det vara svårt att hitta det du letar efter. Vi ska inte göra några rekommendationer av program här, men det finns program som är både billiga, användarvänliga och lätta att få tag på.

4. Gemensam inkorg för viktiga kunder
En annan sak som är lätt att ordna är att registrera en särskild e-postadress för kontakten med viktiga kunder. Se till att all korrespondens hamnar i samma inkorg, och så ofta som möjligt skickas från samma e-postadress. Det gör att allt blir mycket lättare om medarbetare slutar, särskilt om de slutar snabbt.

5. Registrera alla avtal
Nordiska företag är mästare på att fokusera på sina kärnverksamheter. Ett resultat av detta är att de använder mängder av underleverantörer, något som gör det lätt att anpassa leveranserna och kvalitetssäkra kvantitet, kvalitet och service. Ju fler leverantörer du har, desto viktigare blir det att ha kontroll över alla avtal som reglerar dem. Utan en sådan central kontroll riskerar man att avtal förlängs automatiskt utan att omförhandlas och att företaget har fler leverantörer än nödvändigt.

Vill du veta mer om vad ditt företag kan göra för att bli mindre sårbart när nyckelpersoner slutar? Ta kontakt med House of Control i dag!