Checklista – behöver ni House of Controls lösningar?

House of Control har vuxit kraftigt tack vare sina lösningar för avtalshantering, finansiell leasing och IFRS 16. Hur hittar de rätt produkt för rätt kund?

House of Controls försäljningsdirektör Christoffer Bergstrøm har sålt produkten Complete Control i många år, och det senaste året har produktportföljen utökats till att även omfatta modulerna för IFRS 16 och finansiell leasing.

Han säger att det finns många likheter mellan kunderna, oavsett bransch och storlek.

– Även om alla är unika ser jag att ju fler punkter jag kan bocka av i den 10-punktslista vi har utformat, desto mer sannorlikt är det att de blir kunder. Ju fler bockar, desto större är också sannolikheten för att de blir nöjda användare som rekommenderar oss till sina vänner.

Här är Christoffers checklista:

1. Har flera kontor. Ju fler adresser ett företag har, desto fler avtal har de att hålla reda på. Vi vet av erfarenhet att avtal ofta sparas fysiskt i pärmar och mappsystem som inte är utformade för att ge en central översikt.

2. Saknar ett enhetligt avtalsregister. När företagets tillgångar, avtal och åtaganden inte finns registrerade i en enhetlig databas blir det oftast Excel som används när CFO ber om en sammanställning. Dessa filer uppdateras inte automatiskt och det finns inga funktioner för påminnelser eller bilagor.

3. Är mycket personberoende. När den komplexitet som beskrivs i de föregående två punkterna kombineras med olika personliga lösningar begränsas möjligheten till en enhetlig översikt ytterligare.

4. Förenkling på dagordningen. Att leta fram och hålla ordning på tillgångar, avtal och åtaganden innebär stress för dem anställda. Lika besvärligt är det att ta fram rapporter, för att inte tala om att hålla dem uppdaterade.

5. Vill ha en bättre överblick över kommande händelser. Vilka lokalhyror, it-avtal, licenser och leasingkontrakt löper ut den närmaste tiden? Hur är lokal X kopplad till person Y eller affärsområde Z? Att skaffa sig en bättre översikt över framtida åtaganden är i sig viktigt, även för budgetarbetet, och då i synnerhet om kostnaderna ska minskas med exempelvis 20 procent eller om det planeras större strategiska förändringar.

6. Ska öka omsättningen. Förenkling kan leda till ett ökat fokus på kärnuppgifter. Ju mer tid som läggs på att administrera tillgångar, avtal och åtaganden, desto mindre tid finns det för kundservice. Att behöva lägga tid på administration i stället för på operativa aktiviteter uppfattas ofta mer problematiskt i mindre organisationer.

7. Har ambitionen att skära ner på onödiga kostnader. Oavsett organisationens storlek och om den är privat eller offentlig finns det vanligtvis ett antal löpande avtal som gäller sådant som företaget ändå inte utnyttjar.

8. Jobbar för att få bättre villkor hos leverantörerna. Företag som inte följer upp avtalen med sina underleverantörer riskerar inte bara att avtal förnyas automatiskt. Lika ofta missar de möjligheten att förhandla om villkoren. Vår erfarenhet är att ett telefonsamtal om året räcker för att reducera priserna med 10 procent.

9. Har löpande kontakt med de egna kunderna. Har ert företag framförallt retainer-avtal eller andra löpande avtal med kunderna? Det är inte bara avtalen med leverantörerna som bör omförhandlas, ofta har det avtalats att priset till kunderna ska indexregleras, men alltför ofta görs inte detta – till nackdel för både översta och nedersta raden i resultatet.

10. Beslutsfattaren vill se en (åtminstone liten) förändring. House of Controls lösningar är inga tunga ERP-system utan enkla plug-and-play-lösningar som man snabbt kommer igång med och som är till stor hjälp. För att kunna skörda frukterna måste de medarbetare som är involverade dock vilja förändra sitt eget arbetssätt, åtminstone lite.

Hur många punkter kan du bocka av?