Så lyckas ni bäst med att implementera Complete Control

Customer Success-teamet på House of Control har hjälpt hundratals privata och offentliga verksamheter att få en bra översikt över sina avtal och åtaganden. Här är deras tips på hur kunderna kan lyckas ännu bättre med uppstarten.

Complete Control är en molnbaserad lösning som ger företaget kontroll över tillgångar, aktiva avtal och andra åtaganden. Användarna upplever att de snabbt får en och bättre översikt över kostnaderna, betydligt bättre rapporteringsmöjligheter, att budgetarbetet förenklas och – inte minst – att detta leder till kostnadsbesparingar eftersom avtal kan sägas upp när man upptäcker att det som levereras inte utnyttjas.

Customer Success-teamet på House of Control bistår kunderna under uppstarten. De har sett hur vissa kunder får utbyte av Complete Control snabbare än andra. Här är deras tips på hur kunder snabbare kan få mer nytta och glädje av lösningen.

1. Involvera anställda från flera avdelningar
Ju större andel av företagets tillgångar, avtal och åtaganden som registreras i Complete Control, desto mer vinner man på att använda lösningen. När personer från flera avdelningar är med under uppstarten skapas samtidigt ett ömsesidigt åtagande att börja använda lösningen. Kom ihåg att det inte bara är it-avdelningen som ingår avtal. Eller HR-avdelningen, inköpsavdelningen, marknadsavdelningen etc… Involvera flera!

2. Förankra lösningen hos ledningen
Det här hade kunnat vara den första punkten, men i praktiken ser vi att vissa kunder vid en senare tidpunkt övertygar beslutsfattarna i företagsledningen om att företaget från och med nu ska använda Complete Control för alla tillgångar och/eller avtal och förpliktelser. Om informella åtaganden och engagemang skapas genom att involvera flera deltagare, så innebär en förankring hos den högsta ledningen att det etableras en formell auktoritet.

3. Utse en projektledare
Utse en projektledare som kan hålla flera bollar i luften, som kan kommunicera med hela organisationen, kan få andra att åta sig ansvar och som brinner för att skapa en bättre översikt i ”avtalsdjungeln”.

4. Var tydlig med de olika rollerna under uppstartsfasen
I praktiken börjar arbetet med att man samlar in avtal från hela företaget. Vem ska ansvara för insamlandet? Är det flera som ska registrera avtalen? Tänk på att ju fler som kan lösningen, desto fler kommer att övertygas om nyttan och lära sig skapa rapporter. På House of Control är vi motståndare till personberoende – det är ju bland annat det Complete Control bidrar till att undvika genom att avtalen centraliseras. Tydliga roller bidrar till minskat personberoende.

5. Avsätt tid och ha en plan för genomförandet
När de fyra föregående punkterna är avklarade blir det enklare att få en bindande plan för genomförandet på plats. Men ändå händer det att kunder skjuter upp uppstarten och/eller tillfälligt pausar genomförandet. De nöjdaste kunderna är de som avsätter tillräckligt med tid för uppstartsfasen och snabbt ”kommer i drift”.

6. Hitta de lågt hängande frukterna
På alla avdelningar brukar det finnas exempel på när man haft dålig kontroll på tillgångar, aktiva avtal och förpliktelser. Leta fram de största avtalen och de som löper ut inom kort. Det ger en känsla av kontroll, och när de första påminnelserna kommer om att avtalet är på väg att löpa ut får de flesta en aha-upplevelse och inser fördelen Complete Control.

Är ni redo att sätta igång?