Följande avdelningar bör prata ihop sig om finansiell leasing

Har ni fler än 50 anställda i Danmark, Sverige eller Norge? I så fall ska leasingavtalen sannolikt räknas som investeringar i redovisningen. Det innebär att alla avdelningar som ingår sådana avtal bör kontakta ekonomiavdelningen.

Nordiska företag har kommit långt när det gäller att fokusera på kärnaktiviteter och undvika att binda upp kapital på mer perifera saker. Baksidan av medaljen är en djungel av avtal för leveranser av allt från leasingbilar och lokalhyra till it-licenser och kaffemaskiner.

Följande företag bör vara observanta på finansiell leasing
Det kan vara utmanande nog att ha kontroll på alla avtal, villkor, datum för förnyelser och interna kontaktpersoner. Till detta kommer att vissa större leasingavtal redovisningsmässigt ska räknas som investeringar.

Uppfyller ditt företag två eller tre av följande kriterier?

● Minst 50 anställda
● Minst 70 miljoner kronor i omsättning
● Minst 50 miljoner kronor i balansvärde

I så fall ska ni förmodligen tillämpa de redovisningsregler som gäller för finansiella leasingavtal i de skandinaviska länderna (K3 i Sverige, NRS 14 i Norge, Regnskabsklasse C i Danmark).

Detta kännetecknar finansiell leasing
Reglerna för finansiell leasing innebär att ett avtal ska balansföras om det uppfyller vissa villkor, medan operationella leasingavtal inte ska balansföras. Vad kännetecknar finansiell leasing? Här följer några typiska egenskaper för finansiella leasingavtal:

● Företaget ansvarar för hela risken för tillgången under avtalsperioden, inkl. reparationer och underhåll.
● Företaget har full kontroll över tillgången och all vinst som genereras genom dess användning.
● När leasingavtalet upphör kommer tillgångens ekonomiska värde att vara mycket lågt – i praktiken är det ett avbetalningsköp.
● Leasingkostnadens nuvärde överstiger kostnaden för att köpa tillgången ”up front”.

Avdelningar bör prata ihop sig
Det är naturligtvis ekonomiavdelningen som har det överordnade ansvaret för att finansiella leasingavtal redovisas korrekt. Men när leasingavtal ingås på många olika nivåer inom företaget är det viktigt att informationen centraliseras.

It-avdelningen, olika operativa avdelningar, HR-avdelningen, inköpsavdelningen, driftsavdelningen … Alla bör prata med ekonomiavdelningen om sina leasingavtal och villkoren för nyttjanderätt, betalning, ansvar och restvärden.

Hur ska avtalen behandlas från år till år? Det är besvärligt att behöva börja om från noll varje år eller att behöva uppdatera kalkylark. Smarta företag använder verktyg som förenklar jobbet så att de får hjälp att göra uträkningar inför redovisningen, påminnelser innan avtal löper ut, kontroll över var avtalen finns sparade – och många andra nyttiga funktioner.

House of Control har utvecklat en modul som ger full kontroll över företagets finansiella leasingavtal. Många av funktionerna liknar dem i modulen IFRS 16. Här får CFO full kontroll över alla centrala data i leasingavtalen, inklusive pris, löptid och uppsägningstid. Modulen genererar mycket snabbt exakta uppgifter för redovisningen och underlättar rapporteringen.