Så botade Brandsdal sin ”allergi” mot automatiska avtalsförlängningar

Mode- och kosmetikkoncernen Brandsdal är ”hyperallergisk” mot avtal som förlängs automatiskt. Tack vare lösningen Complete Control slinker inte ett enda avtal igenom obemärkt – i en koncern med 800 miljoner i omsättning och 200 anställda.

Brandsdal Group, vars huvudkontor ligger i den norska sörlandspärlan Kristiansand, har haft en fantastisk tillväxt de senaste 15 åren. Mest känt – och viktigast för omsättningen – är Blivakker.no, Norges ledande e-handelssajt inom kosmetika och hårvård, samt Cocopanda som är koncernens motsvarande satsning i Europa.

En koncern som har 200 anställda och en omsättning på 800 miljoner kronor har självklart ett stort antal avtal och underleverantörer. Förutom nätbutikerna för kosmetika och hårvård ingår Norges största auktionssajt Netthandelen.no, ett fastighetsbolag och ett investeringsbolag i koncernen.

Personberoende och oönskade avtalsförlängningar
– Vi upplevde flera problem vad gäller kontrollen av alla avtal, säger Kolbjørn Ertzeid, CFO hos Brandsdal. För det första: arkiveringen av avtalen i kombination med personer som byter jobb. När någon slutade eller fick en ny befattning blev det problematiskt att följa upp de avtal som ingåtts. Detta personberoende behövde vi få rätsida på. För det andra hade vi problem med de avtal som förlängdes automatiskt. Även om många av dessa avtal inte var så stora i kronor räknat var det frustrerande att inte ha full kontroll, inte minst för mig som CFO. Och totalt sett rörde det sig om betydande belopp.

En del jobb, nya rutiner och bättre avtalsarkiv
Ertzeid berättar att investeringen i Complete Control snabbt lönade sig tack vare att man nu fick en fullständig överblick och kontroll över alla löpande avtal.

– Att lägga in alla avtal i systemet var visserligen en del jobb och jag kan erkänna att vi fortfarande har några gamla avtal kvar att ta hand om. Nu har vi dock förbättrat rutinerna och lägger omedelbart in alla nya kontrakt som ingås. Det betyder att avtalsarkivet ständigt förbättras, och personberoendet är ett minne blott. Det är också praktiskt att närliggande avtal kan kopplas ihop, till exempel serviceavtal för gaffeltruckar.

Ett enkelt verktyg som minimerar riskerna
Complete Control minimerar riskerna och har verkligen underlättat arbetet för oss, säger Ertzeid:

– Alla anställda är inte lika strukturerade, så är det på alla företag. Med Complete Control blir det enkelt för alla medarbetare som hanterar avtal med leverantörer att ha kontroll över upphörandedatum och andra viktiga aspekter av avtalen. De får påminnelser per e-post, och om de inte agerar så kommer det fler påminnelser – och till slut ringer man mig. Det kallar jag ett vattentätt skydd mot oönskade förlängningar av avtal.

– En av styrkorna med Complete Control är att det är ett enkelt verktyg. Du behöver inte gå någon kurs för att börja använda det. Och de få gånger vi har behövt support har vi fått snabb och bra hjälp från vår kontaktperson hos House of Control. Kudos Jompe Dehs-Thomas!