Full överblick över samtliga avtal i fem bolag

Med flexibla och fina väggar skapar Modulvegger AS ordning på Norges kontor. Läs om hur de skapade ordning i koncernens djungel av avtal.

– De senaste dagarna har jag makulerat mängder av dokument. För mig som är arkivansvarig för alla leveransavtal på fem företag blir det en del papper att hålla reda på, säger Laila Karlsen, Koncerncontroller och IT-ansvarig hos Modulvegger Oslo AS.

Alla som jobbar på ett kontor i Norge har med stor sannolikhet sett de produkter som Modulvegger producerar och säljer. De välkända glasväggarna tillverkas vid en modern fabrik i Åmot vid Drammensälven, en timmes bilfärd väster om Oslo.

Betydligt bättre överblick
Laila Karlsen arbetar vid företagets huvudkontor i Oslo. Förutom att hon har ansvar för fabrikens och huvudkontorets avtal sköter hon om avtalshanteringen för avdelningarna i Oslo, Trondheim och Sarpsborg. De senaste månaderna har hon lagt in närmare 200 avtal i Complete Control – molnlösningen för registrering av löpande avtal.

– Jag lägger in allt i avtalsväg: IT-avtal, hyreskontrakt, el, telefoni, larmavtal, försäkringar, sponsoravtal, kopieringsmaskiner m.m. Jag insåg snabbt att det här systemet ger mig en betydligt bättre överblick än papper och e-postbilagor, säger Laila.

Hon lägger även in gamla och avslutade avtal för att lättare kunna jämföra priser med nuvarande leveranser och nya erbjudanden.

Röran orsakade stress och onödiga kostnader
– Det råder inget tvivel om att vårt tidigare arbetssätt orsakade både stress och onödiga kostnader. Vi ägnade alltför mycket tid på att leta efter olika avtal. Idag hittar vi dem med en knapptryckning. Förr skannade vi avtalen och lade in varje datum för uppföljning manuellt i kalendern. Nu får vi automatiska påminnelser från Complete Control. På grund av det krångliga uppföljningsarbetet förnyades ofta avtal som var onödigt dyra och/eller inte längre relevanta för företaget.

– Var det svårt att komma igång med programmet?

– Nej, jag tycker att det är intuitivt så det gick lätt. Vid de få tillfällen jag behövde support fick jag omedelbart all hjälp jag behövde från vår kontaktperson på House of Control. Att lägga in avtalen tar visserligen lite tid, men jag märker redan att det lönar sig i form av bättre överblick, mindre sökande, snabbare tillgång och bättre uppföljning. Som koncerncontroller ser jag också hur snabbt det går att få fram alla löpande utgifter som behövs för budgeten.

Mindre personberoende
– Vad kommer ni att lägga in i Complete Control härnäst?

– Vi vill bli mindre personberoende och få bättre överblick över bilarna och verktyget som våra ca 70 projektledare och montörer använder. Ta verktyget, till exempel: Totalt är det värt flera hundra tusen kronor. Det är bra för eknomin att veta exakt vad vi har och vem som har det, så att vi undviker onödiga dubbelköp. Det är även bra för ekonomin att ha full överblick över garantiperioden för varje verktyg. Och, inte minst är det bra för ekonomin att veta vad som ska återlämnas till oss om någon slutar.

Boka en demo!
Är du intresserad av att få en demonstration av hur Complete Control skulle kunna ge ditt företag bättre kontroll över avalshanteringen?