6 åtgärder för träffsäkrare prognoser

Prognoser är användbara för mer än budgetprocessen, Investerarna föredrar bolag med trovärdiga prognoser – och banken kommer att kräva det. Här är sex steg som ger högre precision hos dina beräkningar.

Både offentliga och privata verksamheter har redan börjat planera inför nästa räkenskapsår. Prognoser är en central del av budgetprocessen inför 2019. Men prognoserna är bra även i andra avseenden: Realistiska prognoser av framtida utgifter och intäkter är viktig information för bolagets ledning när CFO ska ge input för bolagets strategiska beslut.

Vårt Customer Success Team pratar dagligen med kunder som använder Complete Control i sina förberedelser med verksamhetens budgetprocess. De har sammanställt sex steg som över tid har bidragit till träffsäkrare prognoser hos våra kunder.

1. Skapa flera scenarier

En prognos är inte ett optimistiskt mål för vad verksamheten ska uppnå under det kommande året. En prognos är en bedömning av vad verksamheten – i ett realistiskt perspektiv – tror om framtida räkenskapsperioder. Den som håller sig till realiteterna utan att hänge sig åt önsketänkande vet mycket väl att det är svårt att spå, särskilt om framtiden. Vi rekommenderar att ni som ett minimum skapar två scenarier – ett försiktigt och ett optimistiskt.

2. Gör en lista över de viktigaste förutsättningarna

Varje prognos kräver att du anger förutsättningar för sådant som ligger utanför din kontroll. Vi rekommenderar att du skriver upp vilka som är de viktigaste förutsättningarna för respektive scenario med angivande av hur ändrade förutsättningar kommer att kunna påverka det faktiska utfallet av dina beräkningar. Det kan handla om förutsättningar gällande priser, antal konkurrenter, teknik, marknadstillväxt, ”hit-rate” bland säljarna, återköp osv.

3. Lägg in utgifterna

Stora delar av nästa års utgifter är förmodligen mer eller mindre givna: Fasta kostnader som hyra, bilavtal, försäkringar, licenser, kaffemaskiner och – inte minst löner. Eftersom detta är förutsägbara förpliktelser bör det gå snabbt att ange vilka effekter de får på likviditeten.

När användarna av Complete Control anger vilka som är de viktigaste produktfördelarna för dem är snabba och exakta prognoser något av det som kommer först. De upplever det som särskilt värdefullt att den här delen av budgetarbetet går snabbt och smidigt.

I och med att de säkra delarna av utgiftssidan är såpass enkla och kräver såpass litet resurser blir det mer tid över till att jobba med de osäkra delarna. Hur kommer kostnaderna att utveckla sig när verksamheten växer? Vilka effekter får ändrade energipriser och valutakurser?

4. Få (de säkra) intäkterna på plats

Annual Recurring Revenues (ARR) är den positiva sidan av fasta utgifter. Detta är avtalsbundna intäkter som är i stort sett helt säkra. Även de kan registreras i Complete Control, vilket vi under 2018 har kallat årets användartrend. När du har registrerat löpande kontrakt i Complete Control blir det enklare (med automatiska påminnelser) att genomföra en planmässig uppföljning av kunderna för att försäkra dig om att de är nöjda och lojala.

Ju mindre tid som används på den säkra delen av intäktssidan, desto större resurser kan ni ägna åt att beskriva tillväxten ur olika perspektiv, geografiska områden och/eller produktområden. På så sätt bidrar en fullständig kontroll av de säkraste intäkterna till bättre prognoser av de mer riskabla intäkterna.

5. Hitta någon att jämföra dig med

Som ovan nämnts handlar prognoser om vad du tror kommer att hända, till skillnad från vad du önskar ska hända. Bland annat därför är det en god idé att kvalitetssäkra prognoserna genom att undersöka vilka resultat jämförbara bolag har uppnått. Ett jämförbart bolag behöver inte nödvändigtvis vara i samma bransch. Det kan handla om bolag av samma storlek eller som befinner sig i samma tillväxtfas.

De vanligaste räkenskapstalen, till exempel rörelsemarginal, är uppenbara tal att ta med i jämförelsen. Du kan också använda branschspecifika tal, till exempel omsättning per kvadratmeter butiksyta eller antal kunder per anställd.

6. Bedöm och justera efterhand

Med jämna mellanrum bör prognoserna inför nästa år jämföras med faktiska prestationer. Detta är viktigt eftersom prognoserna vanligen är knutna till anslagna likviditets- och finansieringsbehov framåt i tiden. Om det faktiska resultatet avviker starkt från prognosen – i positiv eller negativ riktning – kommer det att få effekter som påverkar vad verksamheten kan eller bör göra.

Ju mer uppdaterade beräkningarna är, desto bättre förberedd är du att kunna fatta väl underbyggda strategiska beslut.