Så hanterar Elkjøp sina 400 hyreskontrakt

Elkjøp Nordic hyr 400 butikslokaler runt om i Norden till en kostnad av en miljard kronor om året. Så här håller koncernen bakom Elgiganten och Elkjøp ordning på alla hyreskontrakt.

Det är nu över 50 år sedan 33 norska butiksägare gick ihop och bildade Elkjøp. Sedan starten 1962 har flera miljoner tvättmaskiner och teve-apparater har passerat genom butikernas kassor. Idag ägs butikskedjan av den brittiska koncernen Dixons Carphone, en av världens största aktörer inom hemelektronik.

Förra året uppgick omsättningen i de nordiska 400 butikerna – Elgiganten i Sverige och Danmark och Elkjøp i Norge – till närmare 35 miljarder NOK. Projektledaren Tom Espen Eide hos Elkjøp Nordic är ansvarig för administrationen av de 400 hyreskontrakten.

Personberoende och dålig kontroll
Han har hand om alla dokument angående hyror, kontraktens utgångstider och fastighetsägare – kort sagt allt som rör varje hyreskontrakt. Eftersom det här är en artikel i House of Controls nyhetsbrev förstår du säkert vilket dataprogram han använder för att hålla koll på alla dessa uppgifter. Men hur var det förr?

– Vi använde Excel. Det fungerade någorlunda bra när vi hade relativt få hyreskontrakt, men i takt med att koncernen växte blev situationen ohållbar, säger Eide.

– Kalkylbladet blev snabbt alldeles för komplicerat. Jag var hela tiden tvungen att lägga till nya kolumner och det var svårt att söka efter och hitta uppgifter. Det var också svårt att koppla dokument, som till exempel hyreskontrakt, till kalkylbladet. Därefter började felen dyka upp. Och med tiden var det bara en person på företaget som kunde hantera det.

Följden blev bristande kontroll och ett allt mer komplext system som bara en person i organisationen kunde sköta. Detta kunde även få finansiella konsekvenser:

– I en stor butikskoncern genomförs due diligence-undersökningar då och då, och inom detaljhandeln påverkar hyreskontrakten självklart värdet, säger Eide.

Efterlängtad kontroll
För några år sedan började Elkjøp Nordic använda House of Controls lösning på koncernnivå. Tom Espen Eide berättar att Complete Control har alla funktioner som krävs för att administrera en stor hyreskontraktsportfölj.

– 400 hyreskontrakt och en hyreskostnad på en miljard norska kronor innebär i sig en risk för koncernen. Det är oerhört viktigt att de kontrakt som vi vill behålla förnyas och/eller omförhandlas. Med så många kontrakt måste det arbetet systematiseras, annars kan man lätt gå på smällar som kostar miljoner.

– Jag använder Complete Control mer eller mindre dagligen för att granska olika hyreskontrakt. Lösningen är intuitiv att använda och ger en bra överblick. Jag tror faktiskt inte att vi hade klarat av att hantera vår portfölj utan ett dataprogram av den här typen, säger Eide.