Så här effektiviserar Konkurransetilsynet sin avtalshantering
Med Complete Control har Konkurransetilsynet kunnat överge manuella och tidskrävande rutiner för uppföljning av avtal. Automatiska påminnelser ger bättre rutiner för offentliga inköp och de anställda får större nytta av ingångna avtal.
«Att främja konkurrens som gynnar konsumenter och näringsliv». Det är Konkurransetilsynets samhällsuppdrag. Myndigheten har sitt huvudkontor i Bergen. Visionen är «Väl fungerande marknader».
Liksom varje verksamhet – privat eller offentlig – är Konkurransetilsynet beroende av olika leveranser från externa aktörer för att kunna utföra sitt samhällsuppdrag och jobba i riktning mot visionen. Det kan handla om allt från lokalhyra till datautrustning, från bredband till resebyrå – och mycket mer.
Controller Alf Jarle Albertsen är myndighetens högsta ansvariga för offentliga inköp. Det är hans jobb att följa upp inköpen under avtalstiden. Känner de anställda till avtalet? Ska det förnyas när det löper ut? Ska det göras en ny upphandling?
– Konkurransetilsynet har alla avtal arkiverade i sakregister- och arkivsystemet, vilket ingår i vårt uppdrag. Det saknas dock effektiva funktioner för uppföljning av avtalen såväl tidsmässigt som när det gäller att knyta avtalen till personer, säger han.
Tidigare hade han sina egna «hemsnickrade» lösningar på dessa utmaningar, framförallt tabeller skapade i Excel. – Ja, vi hade översikt men i praktiken hade vi stora problem med att följa upp och påminna dem som ingått avtal och de som använder dem.
Albertsen berättar att Complete Control fungerar bra tillsammans med sakregister- och arkivsystemet:
– Avtalen är fortfarande lagrade på ett och samma ställe, men Complete Control länkar dem till de enskilda posterna i sakregister- och arkivsystemet. Samtidigt får vi påminnelser i god tid innan avtalen löper ut och vi bestämmer själva över när det ska skickas påminnelser och över vilka som ska se över avtalen.
Complete Control bidrar också till att de anställda får kännedom om avtalen genom att alla anställda har tillgång till och kan läsa dem. Detta är positivt för alla anställda. Genom att de vet vilka avtal de kan använda får de större nytta av externa leveranser.
– Upplevde du några förändringar när ni undertecknat kontraktet med House of Control och kunde börja jobba med lösningen?
– Det var en positiv och professionell upplevelse att komma igång med lösningen. Projektmedarbetarna från House of Control gjorde det enkelt för mig att lägga in befintliga avtal från vårt system. Samtidigt gjorde de uppföljningar med täta mellanrum, vilket innebar att jag på ett tidigt stadium såg vilket värde detta gav mig i min roll – och hela verksamheten rent generellt, berättar Albertsen.