Vid vissa tillfällen så är Excel ett bra verktyg som tyvärr används för fel uppgift. Kontraktsstyrning, avtalshantering och arkiv är saker som Excel sällan hanterar på ett bra sätt.
Om en hammare är det enda verktyg du använder, så ser alla problem ut som en spik. När vi applicerar detta gamla ordspråk på den digitala världen så kan vi se följande: om du har använt Excel tillräckligt länge så försöker du hantera alla problem med ett kalkylblad.
Det här är ingen kritik av Excel – detta prisvärda, kraftfulla och användarvanliga verktyg är verkligen kontorets multiverktyg. Det vi menar är att vissa utmaningar inte är ämnade att hanteras av Excel.
Fyra skäl till varför Excel är olämpligt för Contract Management
Hantering av avtal är en av de uppgifter som Excel inte löser på ett sätt som är värdigt en professionell och kostnadsmedveten organisation. Här är fyra grunder för detta påstående:
- Excel håller inte koll på tiden åt dig I. Avtal har ofta viktiga datum för uppsägning och omförhandling. Du kan ha löpande avtal som du faktiskt inte har något behov av.
- Excel håller inte koll på tiden åt dig II. Många avtal innehåller affärsmässiga villkor som måste upprätthållas för att din verksamhet ska uppfylla sina förpliktelser.
- Excel är inte ett dokumentarkiv. Hur ser de olika avtalsrevisionerna ut? Och vilket var det avtalade priset? Att reda ut vad som stämmer kan snabbt kosta mycket pengar när du måste spendera flera timmar på att söka igenom företagets server och mappar.
- Excel-filen kan skadas av virus, eld och vatten. Är filen lagrad i molnet, på en server eller på en laptop? Det innebär OK, värre eller värst.
Vi väljer hellre ett verktyg som är skräddarsytt för att din verksamhet ska få ut det mesta av alla avtal. Som påminner dig om kommande viktiga datum, som ber om bekräftelse på utfört arbete och som lagrar allt på ett säkert sätt i molnet.
Boka en demo med oss idag!