De fyra största fallgroparna med avisering via Outlook

Många ekonomiavdelningar gör sitt bästa för att hålla koll på kontrakt och avtal med hjälp av Excel eller CRM med översikt över avtal, utgångsdatum och belopp. De skapar aviseringar i Outlook som ska påminna dem om att till exempel säga upp eller omförhandla ett avtal på ett visst datum.

De tror att de har kontroll, men i verkligheten är det en falsk känsla av trygghet. I praktiken finns det stor risk för att det inte kommer att fungera som avsett. Ditt företag riskerar att betala stora och onödiga kostnader som direkt påverkar slutresultatet.

De fyra största fallgroparna med avisering via Outlook:

  • Kalenderaviseringar förbises under en hektisk dag. Man avvisar dem och glömmer sedan att göra något åt saken.
  • Aviseringen eskaleras inte. Man får aviseringen en enda gång, och ingen annan i organisationen är uppmärksam på om det är något brådskande eller som har en tidsfrist.
  • Personberoende. Detta är en helt personberoende metod, så om den berörda medarbetaren är sjuk, har tjänstledigt eller är på resa, riskerar företaget att missa en viktig tidsfrist.
  • Tekniska utmaningar. Om man lägger in aviseringar 3, 4, 5 eller 8 år in i framtiden kommer systemuppgraderingar under tiden påverka informationen i kalendern. Metoden är inte vattentät.

För viktiga tidsfrister och möten bör man göra avtalen personoberoende. Det kräver bra styrningsverktyg med aviseringar som eskaleras där en överenskommen åtgärd inte genomförs enligt tidsplanen.